КАК НЕ ДАТЬ ДОЛГОЖДАННОМУ ОТПУСКУ ПРЕВРАТИТЬСЯ В РАБОТУ

Как правило, главбухи выбирают время для отпуска, которое бы не совпадало со сдачей отчетности – это подтверждает и наш опрос. Многие пойдут отдыхать в августе. Но иногда забывают проверить, когда очередное общее собрание акционеров или участников ООО, совет директоров, окончание важного этапа проекта. Если присутствие главбуха на этих мероприятиях для компании стратегически важно, отпуск по возможности лучше отложить.

Многие руководители предпочитают даже в отпуске держать все под контролем. В этом как раз их ошибка – полноценного отдыха не получится и организм не восстановится. Поэтому, уходя в отпуск, надо распределить обязанности между подчиненными. А для этого понадобится ответить на четыре вопроса: кто за что отвечает в бухгалтерии, кто кого заменяет, кто кого может контролировать, кого чему необходимо научить. Тогда будет сразу понятно, кому из сотрудников какие обязанности можно доверить, кто будет ответственным за них, а кто – лишь исполнителем и какие дополнительные разъяснения стоит дать подчиненным.

На время отсутствия главбуха стоит составить подробный план – график работы бухгалтерии. Он дисциплинирует. Поэтому вы будете уверены, что сотрудники заняты делом, и после приезда будет понятно, с кого из них и по каким вопросам можно потребовать отчет.

План лучше распечатать для себя и заместителей или переслать им в виде файлов. Желательно, чтобы он охватывал не только сам отпуск, но и пару дней после него. Это необходимо, чтобы после возвращения не пришлось разбираться с текущими задачами, а можно было решать новые вопросы.

При составлении плана также стоит учесть, какие непредвиденные трудности могут возникнуть в бухгалтерии во время вашего отдыха. Вспомните, с какими делами пришлось разбираться за последний месяц, решения по которым может принять только главбух. Если они вероятны, то стоит проинструктировать работников о том, как действовать.

Нашей памяти свойственно забывать. И даже если вы ставили генерального в известность о своем отпуске, за пару дней до отъезда рекомендую напомнить об этом еще раз. А также сообщить о своем отпуске подчиненным и другим коллегам. И даже инспекторам. Опрос показал, что им вы тоже можете понадобиться.

ДО ОТПУСКА
ОПРЕДЕЛИТЬ ВРЕМЯ И УСЛОВИЯ ОБЩЕНИЯ ПО РАБОЧИМ ВОПРОСАМ

Опрос «УНП» говорит сам за себя – больше всего главбуху звонят девочки из бухгалтерии и почти в 70 процентах случаев – исключительно по профессиональным вопросам. Поэтому, как это ни забавно звучит, но надо сообщить коллегам время, в которое вы будете готовы общаться и просматривать электронную почту. Например, два раза в неделю с двух до четырех часов дня по московскому времени. Коллеги будут знать, когда ждать ответа. А ваш отпуск не превратится в «работу на выезде». Еще стоит определить те вопросы, с которыми коллеги могут звонить, и порядок общения. Например, пусть сначала напишут смс с кратким описанием ситуации и только после вашего ответа будут звонить.

Скорее всего коллеги и начальство при первой же возможности нарушат регламент «рабочего общения» и позвонят. Но тут же снимать трубку не стоит, иначе отдых для вас превратится в работу. К тому же сотрудники поймут, что оставить на них свои дела вы совсем не готовы и будут беспокоить по малейшему поводу. Позвольте им быть ответственными. Отвечать на рабочие вопросы необходимо лишь в том порядке, который был оговорен до вашего отъезда. И не делать для каких-то отдельных сотрудников исключение. Конечно, если вы точно уверены, что никакого апокалипсиса на работе не случилось.

В первый день можно решать только самые срочные и незапланированные дела. Доложить о них руководству не помешает, но проводить совещание на эту тему лучше не сразу после приезда, а хотя бы на следующий день. В первый день вы еще полны впечатлений от отпуска и полностью вникнуть в проблему скорее всего не готовы. Постарайтесь в этот день уйти домой вовремя, потому что в рабочий процесс лучше возвращаться постепенно.

Второй день стоит посвятить обсуждению дел и отчетам заместителей или тех сотрудников, которые выполняли ваши обязанности во время отдыха. Докладывать о выполненных задачах они будут в соответствии с составленным ранее планом-графиком. На третий день, после того как вы войдете в курс дел, появится возможность планировать уже свою собственную работу.

Другие новости >>